Разходи

Екранът Справки → Разходи събира на едно място всичко, което ви струва магазинът: част от разходите се появяват сами, а останалите добавяте ръчно. Целта е да видите колко реално харчите за доставка, такси и всичко останало - това е справка за анализ, не счетоводна програма. Счетоводните документи (касови бонове, фактури, одиторският файл за НАП) си остават там, където са.

«Разходи» и «Печалба» са включени в плановете Business и Enterprise.

Какво виждате най-горе

Четирите карти обобщават целия филтриран списък, не само страницата пред вас:

• Разходи за периода - общата сума в евро и в лева, и броят на записите.
• Най-голяма категория - категорията с най-много разходи, с нейната сума и дял в проценти.
• Ръчни разходи и Автоматични - как се разделя сумата между въведеното от вас и отчетеното от платформата.

Скритите редове (вижте по-долу) никога не влизат в тези суми.

Разходи, които се отчитат сами

Платформата записва тези разходи в момента, в който се случват, и ги показва тук без да правите нищо:

• Доставка - куриерската цена на всяка пратка с издадена товарителница и таксата за наложен платеж, когато поръчката е с плащане при доставка. Двете суми са в един ред; разбивката се вижда, когато го отворите. Цената е по тарифата на куриера в момента на регистрацията на етикета, а таксата за наложен платеж е по тарифа - куриерът я фактурира отделно.
• Доставка (връщане) - обратната пратка, когато политиката ви за връщане е „за сметка на магазина“. Ако връщането е за сметка на клиента, разход няма.
• Такси за карти - таксата на Stripe за всяко плащане с карта.
• ZweiHost платформа - платените фактури за абонамента ви и покупките на имейл пакети и зареждания на AI асистента (напълно възстановена покупка отпада).
• Стока - само когато Отчитане на стоката е По заявки за доставка (вижте Финансови настройки): всяка получена заявка за доставка - в деня на получаването, за получената стока плюс транспорта ѝ - и всяка партида, добавена ръчно в «По партиди» - на датата ѝ на придобиване (или в деня на добавянето), за бройките по цената им. Партидата остава отчетена и ако по-късно изключите «По партиди»; поправка на цената, датата или количеството ѝ я следва, а изтрита партида (въведена по грешка) отпада. Поправка на себестойността на партида от заявка не променя сумата на заявката тук.

Важно за датите и сумите:

• Всичко, свързано с поръчка - куриер, такса за наложен платеж, такса за карта, обратна пратка - се отчита на датата на поръчката. Така парите на една поръчка винаги попадат в един и същ период.
• Отказана или непотърсена пратка също струва пари. Разходът за етикета остава в справката, дори поръчката да не е станала продажба - точно тази загуба трябва да виждате.
• Възстановените суми към клиенти не са разходи и не се появяват тук. Те намаляват приходите ви, а не увеличават разходите.
• Автоматичните разходи се записват от 20.09.2026. По-старите поръчки нямат записана куриерска цена и не се пресмятат наново по днешните тарифи.
• Тестовите поръчки никога не създават разходи.

Автоматичните редове не се редактират и не се изтриват - те отразяват нещо, което вече се е случило. Ако не искате някой да се брои, скрийте го.

Ръчни разходи

Натиснете Добави разход и попълнете:

• Дата и Сума - сумата, която реално сте платили, във валутата на магазина. Справката не разделя ДДС.
• Категория - Реклама, Наем, Заплати, Счетоводство, Опаковки, Абонаменти, Стока или Друго. С + Нова категория най-долу в списъка създавате своя.
• Бележка - например доставчик или номер на фактура. Първият ред на бележката става заглавието на реда в списъка.
• Прикачени файлове - до 5 файла (JPG, PNG или PDF, до 10 MB всеки), например касова бележка или фактура. Файловете се пазят в частно хранилище, отварят се само от справката и само с временна връзка. Прикачването още не е включено за всички магазини - ако в прозореца няма такова поле, запишете номера на документа в бележката.

Ръчен разход се редактира и изтрива от бутоните под него, когато го отворите. Изтриването е окончателно и премахва и прикачените файлове.

Скриване на ред

Всеки ред, автоматичен или ръчен, може да се скрие с бутона Скрий. Скритият ред не влиза в сумите и в изтеглените файлове, но не изчезва: включете Покажи скритите (N), за да видите скритите редове най-отгоре, в сиво и със зачеркната сума. С Върни редът отново започва да се брои.

Скриването е подходящо за грешно въведен запис или за разход, който вече сте отчели другаде. За ръчен разход, който изобщо не трябва да съществува, използвайте Изтрий. Скритият разход не се брои и в Печалба - скриването е общо за двата екрана.

Финансови настройки

Зъбното колело до Добави разход отваря Финансови настройки - общи за «Разходи» и «Печалба».

• Автоматични източници - по един превключвател за куриерските разходи, връщанията, таксите за карти и абонамента и пакетите към ZweiHost. Изключен източник изчезва от двете справки - и от миналите периоди; включите ли го отново, редовете му се връщат. Нищо не се изтрива.
• Отчитане на стоката - как стоката влиза в печалбата. Себестойност при продажба (препоръчано) я брои, когато се продаде, по себестойността на продукта. По заявки за доставка брои вместо това парите за стоката - всяка получена заявка и всяка ръчно добавена партида става разход за пълната сума на датата си, а себестойността при продажба не се брои, за да не се отчита стоката два пъти. Вторият режим изисква модул «Наличности»: ако магазинът остане без него, справките броят себестойност при продажба, а изборът ви се пази и се връща заедно с модула. Смяната преизчислява и миналите справки - нарочно, и можете да я върнете по всяко време.
• Категории - готовите категории за разходи и приходи и вашите собствени. С Нова категория добавяте своя, с × я изтривате. Името е до 40 знака и трябва да е ново - различно от готовите категории и от вашите от същия вид. Собствените категории са до 50 общо. Записите в изтрита категория не се променят - показват се под «Друго».
• Повтарящи се записи - правила за разходи и приходи, които се повтарят (вижте по-долу).

Повтарящи се разходи

Наем, заплати, счетоводство или годишен абонамент въвеждате веднъж - като правило във Финансови настройки › Повтарящи се записи с Добави правило: име или бележка, категория, сума, месечно или годишно, начален месец и по желание краен месец. Категорията казва дали правилото е разход или приход.

• Правилото създава обикновен ръчен запис за всеки месец (или година), на 1-во число. Записите от началния месец до днес се появяват веднага, а следващите - щом отворите «Разходи» или «Печалба» в новия месец.
• Такъв запис носи знак повтарящ се. Промяна в него важи само за този месец; Редактирай правилото от записа отваря правилото.
• Промяна на правилото важи за следващите месеци - вече създадените записи остават каквито са. Изтриването на правилото спира новите записи, а създадените остават.
• Изтрит запис от правило не се създава отново.
• Правилата за приходи вижда и редактира само член на екипа с достъп до «Печалба».
• Ако преместите началния месец на правило по-рано, по-ранните месеци не се създават със задна дата - добавете ги поотделно, ако са нужни.
• Докато BackOffice е само за четене заради неплатен абонамент, нови записи не се създават. Пропуснатите месеци се появяват при първото отваряне след това.

Филтри и търсене

• Търсене по описание намира по номер на поръчка, товарителница, куриер, текст от бележката или име на категория.
• Категория и Източник (автоматичен или ръчен) стесняват списъка.
• Период избира дати - готов период като „Този месец“ или свой диапазон. Страницата се отваря на „Този месец“.
• Изчисти връща всички филтри наведнъж и показва разходите за целия период на магазина.

Изтегляне

Бутонът Изтегли дава CSV или Excel точно с това, което виждате: същите филтри, същата подредба, всички редове, не само 25-те на екрана. Сумите са в евро и в лева. Скритите редове не влизат във файла, освен ако Покажи скритите е включено - тогава са в него с колона „Скрит“, а Excel файлът е без ред „Общо“, защото скритите редове не се броят.

На телефона

Картите стоят две по две, филтрите се пренасят на нов ред, а всеки разход е карта: категория и източник най-горе, датата и описанието под тях, сумата вдясно. Докоснете стрелката, за да отворите подробностите.

Съвети

• Въвеждайте месечните разходи - наем, реклама, счетоводство - в началото на месеца, за да е картината пълна.
• Прикачвайте фактурата към разхода още докато е пред вас - после е трудно да се намери.

Следваща стъпка

Разходите са едната половина от сметката. Дали магазинът е на печалба - приходите минус разходите, до марж - виждате в Печалба.