Справки · ZweiHost

Групата Справки събира готовите за анализ и счетоводство таблици за магазина ви: Поръчки, Справка за продажби, Продадени продукти, Загуби на стока, Наложен платеж по куриер и Изоставени колички. Всяка можете да прегледате на екрана и да изтеглите. В същата група стои и Одиторски файл НАП - месечният XML за алтернативния режим, описан в Касови бонове и алтернативният режим.

С това започва етапът на измерването. Има смисъл едва след като са минали няколко поръчки - на нов магазин таблиците са празни.

Справка: поръчки

Екранът Справки → Поръчки показва всяка поръчка от магазина ви в една таблица, която филтрирате и експортирате.

Четирите числа отгоре обобщават целия филтриран период, а не само видимата страница: брой поръчки, общо платено (стоки минус отстъпка плюс доставка), средна поръчка и начислена доставка с разбивка по куриери отдолу. Ако сте филтрирали, под първото число пише „за филтъра" вместо „за периода" - за да не сбъркате частично число с месечно.
Филтри: лента с търсене и филтърни бутони - по статус, по куриер, по плащане (наложен платеж / банков превод / карта / плащане по фактура), по доставка (до офис / до адрес / вземане от магазина), по устройство, по период и по сума. Куриерът, плащането и доставката приемат повече от един избор наведнъж (напр. Econt и Speedy); бутонът показва броя избрани. Отдясно стои „Изчисти (n)" с броя активни филтри и общият брой намерени записи.
Периодът има готови избори - Днес, Последните 7 дни, Последните 30 дни, Този месец, Миналия месец, Тази година - плюс собствен период „от / до". Когато изборът съвпада с готов период, бутонът показва името му („Този месец"), а не две дати.
Търсенето намира и по номер на поръчка. Въведете #001032, 001032 или 1032 - и трите намират същата поръчка. Търсенето работи и по име, телефон и имейл, както преди.
Филтърът по куриер има и избор «Без куриер / от магазина» - той показва поръчките без куриер: взетите от магазина, както и старите поръчки, направени преди да настроите куриер.
Таблицата е по 25 поръчки на страница. Отдолу пише „Показани 1-25 от 32 поръчки" и се сменя страницата. Експортът НЕ е ограничен до страницата - файлът съдържа всички редове, които филтърът намира, а не само видимите 25.
Номер на поръчка: първата колона е номерът (напр. #001030) и е връзка към поръчката в Поръчки, където можете да действате по нея. Справката е само за четене.
Колоната „Общо" е сумата, която клиентът е платил - с доставката. Същото число стои и в експорта (колона „общо платено"), и в реда „Общо платено" при разгъване.
Куриер: отделна колона с куриера и под него - начинът на доставка и офисът/автоматът. За поръчка без куриер пише Вземане от магазина или Без куриер.
Детайли: всеки ред се разгъва на две части. Отляво „Редове" - артикулите с количества и SKU, приложената отстъпка (промо код), редът за доставка и Общо платено. Отдясно „Доставка и плащане" - куриер, товарителница и състояние на етикета, начин на плащане и състояние на наложения платеж, устройство и източник, адрес и издадените документи (фактура / сборна фактура, стокова разписка, Приложение 18а) с номерата им.
Двойна валута: сумите се показват едновременно в EUR и BGN.
Датите са на езика на BackOffice - на български се изписват като 17.08.2026 и 21:52.
На телефон всяка поръчка е отделна карта вместо ред от таблица - с номер, статус, клиент, дата и куриер, и същото разгъване.
Изтегляне: бутонът Изтегли отваря меню с Експорт CSV и Експорт Excel. Файлът съдържа текущо филтрираните редове с редова и продажна цена на артикул и е с кирилица (Excel го отваря коректно).
Файлът е готов за счетоводител. Всеки ред носи доставката, общо платено (стоки минус отстъпка плюс доставка - сумата, която клиентът реално е платил), данъчна основа, ДДС и ставката. ДДС не се добавя върху цената: цените ви са крайни, затова основата се изважда от платената сума. Ако фирмата ви не е регистрирана по ЗДДС, колоните за ДДС остават празни - не се показва измислена ставка.
Куриерът и доставката също са в експорта. Освен номера на поръчката, всеки ред съдържа куриер, начин на доставка, офис / автомат, товарителница, състояние на етикета и изплащане на наложения платеж. Две от тези колони нарочно остават празни, когато въпросът не важи: етикетът - при поръчка без куриер, а изплащането на НП - при плащане с карта или банков превод. Така колоната показва само редовете, за които наистина чакате пари.
Excel файлът има два листа. Първият е по поръчки, вторият - „Редове по поръчки": по един ред за всеки артикул (с каталожен номер, количество и единична цена) плюс ред за доставката, всеки със собствена данъчна основа и ДДС. Отстъпката по промо код е разпределена по редовете, преди да се изчисли данъкът, а закръгляването е поето така, че сборът на редовете съвпада с поръчката до цент. CSV е една таблица, затова съдържа само листа с поръчките - за разбивката по артикули изтеглете Excel.

Тази справка е подробният, поред-по-ред запис - използвайте я, когато счетоводителят иска да види конкретните поръчки за периода.

Справка за продажби

Екранът Справки → Справка за продажби дава месечно обобщение на продажбите с разбивка по ДДС - числото, което счетоводителят вписва в справката-декларация по ДДС.

Четирите числа отгоре: продажби, върнати суми, нетни продажби и - според това дали фирмата ви е по ЗДДС - ДДС с данъчната основа под него, или доставка с броя пратки. Ако не сте регистрирани по ЗДДС, не показваме празно поле „ДДС 20%", а числото, което наистина имате.
Изберете месец със стрелките «‹ август 2026 ›» или от падащото меню. Предлагат се само приключените минали месеци - текущият, незавършен месец не се предлага. Отдясно стои етикет „ДДС: регистриран · 20%" или „ДДС: не се начислява", за да виждате на кой режим е справката.
Какво показва: обща сума на продажбите, разбивка по начин на плащане (наложен платеж / банков превод / карта / плащане по фактура), ред „в т.ч. доставка", ред върнати суми (приспадане) и нетни продажби (продажби − върнати суми). За регистрираните по ЗДДС се показват данъчна основа и ДДС; за нерегистрираните - бележката по чл. 113, ал. 9 под таблицата. Сумите са в EUR и BGN.
„в т.ч. доставка" е част от продажбите, не се добавя към тях. Редът показва каква част от месеца е била доставка - полезно, когато сверявате фактура от куриер. Броят до него са пратките (поръчките, тръгнали с куриер) - взетите от магазина не са пратка.
„По куриер": същите поръчки, разпределени по куриера, който ги е доставил - брой поръчки, продажби, начислена доставка и събран наложен платеж (сумата, взета от клиента при доставка). Поръчките без куриер (взети от магазина) са на отделен ред. Сборът на редовете съвпада с общите суми отгоре. Блокът е и втори лист в Excel файла.
Филтър по куриер: можете да ограничите справката до един куриер. Тогава всички числа са само за него, блокът „По куриер" се скрива (един ред не е разбивка), а PDF и Excel файловете носят името на куриера в заглавието си и в името на файла - за да не бъдат объркани с пълния месец. Не подавайте филтрирана справка на счетоводителя си вместо месечната - за ДДС декларацията е нужен целият месец.
Кои поръчки влизат: поръчките, направени през месеца, без отказаните, без незавършените „бързи поръчки" (в очакване на контакт) и без тестовите. Картовите поръчки влизат само след успешно плащане; наложен платеж, банков превод и плащане по фактура - при създаване. Върнатите суми са на отделния ред „върнати суми": при връщане на артикули - точно възстановената сума, дори когато е върната само част от поръчката; при изцяло възстановено плащане с карта - цялата поръчка. Артикулите, които клиентът е отказал пред вратата с Избор на Econt, не са продажба: след като ги потвърдите в поръчката, продажбата е само платеното (виж Поръчки).
Изтегляне: бутонът Изтегли отваря меню с PDF (справка) - официална справка с вашите фирмени данни, периода, бланката на магазина (по текущите ви настройки) и номерирани страници - и Excel със същите числа за обработка, с втори лист „По куриер", когато справката не е филтрирана.
На телефон таблиците стават списък: показателят и броят отляво, сумите отдясно.

Обобщението е нарочно - подробните поръчки за същия период са в Справки → Поръчки. Забележка: тази справка не е дневникът за продажбите по ЗДДС (той се води от фактурите в счетоводния софтуер); тя дава контролната сума.

Продадени продукти

Екранът Справки → Продадени продукти показва кои продукти се продават най-добре: колко бройки, в колко поръчки, за колко пари и с каква отстъпка.

Четирите числа отгоре обобщават целия филтриран списък, а не само видимата страница: продадени бройки, различни продукти (и колко имате в каталога), приходи от артикули (без доставката) и дадени отстъпки като процент от редовната цена.
Кои поръчки влизат - същите като в Справката за продажби: поръчките от периода без отказаните, без незавършените „бързи поръчки" и без тестовите; картовите - само след успешно плащане. Върнатите поръчки остават, както и в реда „Продажби" на Справката за продажби. Затова приходите тук са равни на продажбите от Справката за продажби минус доставката.
Приходите са реално платените суми. Отстъпката по промо код се разпределя между артикулите на поръчката според стойността им, така че сборът на редовете е точно платеното за стоката. Отстъпката е намалението от кампания (редовна минус продажна цена) плюс дела от промо кода.
Филтри: търсене по име на продукт, вариант или SKU, по категория (основната категория на продукта; предлагат се само категориите с продажби за периода), по куриер, плащане и период. Отдясно са „Изчисти (n)" и броят намерени продукти.
Таблицата е по един ред на продукт, с най-продаваните отгоре: снимка, име, варианти и SKU, категория, бройки, поръчки, приходи, отстъпка и дял от приходите с лента. По 25 продукта на страница.
Изтрит продукт остава в справката под името, с което е продаден - поръчките пазят какво е купено.
Изтегляне: бутонът Изтегли отваря меню с Експорт CSV (по един ред на продукт) и Експорт Excel - същият лист плюс втори, „По варианти", с ред за всеки вариант и SKU. И двата файла съдържат всички филтрирани продукти, не само видимите 25.
На телефон списъкът е карта „По продукт" - снимка и име отляво, приходи, бройки и дял отдясно.

Загуби на стока

Екранът Справки → Загуби на стока показва колко ви струва стоката, която сте загубили без продажба - по причина, по продукт и по месеци - за да видите например дали липсите растат. Справката събира записите от Отписвания.

Кое е загуба: шестте причини от групата „Загуба" - Повреда, Липса, Изтекъл срок, Мостра или подарък, Инвентаризация и Друго. Корекция, Продадено извън магазина и Върнато на доставчика не са загуба: те са в отделен блок „Не е загуба" най-долу и никога не влизат в сумите на загубите. Отменено отписване не се брои никъде.
Стойността на всеки запис е броят × себестойността, която бройките са имали, когато са излезли: в «По партиди» - тази на партидата, иначе - средната или последната себестойност в този момент. Това е същата сума като в колоната „Стойност" в Отписвания и като реда Отписана стока в Печалба. По-късна промяна на себестойността не променя миналите месеци. Запис без себестойност добавя бройките си, но не и пари - отбелязан е с „без себестойност".
Четирите числа отгоре обобщават целия избран период: загубите (с бройките и записите), средно на месец (или на седмица), най-голямата причина с дела ѝ и колко бройки са без себестойност.
Графиката показва по един стълб за всеки месец, разделен по причини - всяка причина е винаги в един и същ цвят. С Месеци / Седмици превключвате на седмици, когато периодът е до 6 месеца. На компютър задръжте мишката над стълб, за да видите разбивката му; на телефон го докоснете - разбивката се показва под графиката. Текущият месец още тече, затова стълбът му може да е по-нисък.
„По причини" и „По продукти" показват същите загуби като таблици - стойност, бройки, записи и дял от загубите. Продуктът се разгъва до вариантите си. Всеки ред отваря записите си в Отписвания за същия период, а Виж отписванията - тези на продукта.
Филтри: търсене по име на продукт, вариант или SKU, причина (само загубите) и период - по подразбиране последните 12 месеца. Изберете причина, и блокът „Не е загуба" се скрива.
Изтегляне: Експорт CSV е таблицата по продукти; Експорт Excel добавя лист по месеци (по колона за всяка причина) и лист по причини. Файловете съдържат всички продукти от филтъра, не само видимите 25.
Кой я вижда: всеки магазин, който следи наличност. В Потребители и достъп справката има собствено право, така че служител, който отписва стока, не вижда непременно колко струват загубите.

Наложен платеж по куриер

Екранът Справки → Наложен платеж по куриер показва какво е събрал всеки куриер от клиентите ви при доставка, какво ви е изплатил и какво още ви дължи. Табът Изплащания НП в Поръчки остава мястото, където качвате описи и работите по несъответствията - тази справка е прегледът.

Четирите числа отгоре обобщават целия филтриран набор, а не само видимата страница: събран наложен платеж, изплатено от куриерите, куриерска такса и още неизплатено, в EUR и BGN.
„Включи неизплатените" (включено по подразбиране). Изплатените поръчки винаги влизат по датата на изплащане - както ги показват описът на куриера и банковото ви извлечение. Неизплатените нямат дата на изплащане, затова влизат по датата на поръчката и само докато превключвателят е включен. Така изключването само маха редове - изплатена поръчка никога не сменя месеца си. Изключеният превключвател се брои за филтър и „Изчисти" го включва отново; последното число тогава показва само разликите от несъответствия и пише, че неизплатените са скрити.
Кои поръчки влизат: поръчките с наложен платеж и куриер, които влизат и в Справката за продажби - без отказаните, без незавършените „бързи поръчки" и без тестовите. Взетите от магазина не минават през куриер и не са тук.
Как се смята: за всяка поръчка събрано = изплатено + такса + неизплатено, до стотинка. При изплатена поръчка разликата е таксата на куриера. При несъответствие разликата не е такса, а пари, които още чакате, затова е в „неизплатено". Куриерите днес изплащат цялата сума и фактурират таксата отделно, затова таксата обикновено е 0.
Спиди и Sameday засега се водят неизплатени. Нито един от двамата още не изпраща данни за изплатен наложен платеж, затова поръчките им стоят в „неизплатено", докато тези връзки не бъдат направени. Това не означава, че куриерът ви дължи тези пари.
Спрямо Справката за продажби: двете справки броят едни и същи поръчки и ги оценяват еднакво, но месецът може да се различава - изплащане в началото на следващия месец отива в него.
Филтри: по куриер, по статус на изплащане (Изплатено / Чака се / Несъответствие), по период и превключвателят. Отдясно са „Изчисти (n)" и броят намерени поръчки.
„По куриер": за всеки куриер - брой поръчки, събрано, изплатено, такса, неизплатено и несъответствия, с ред „Общо".
„Поръчки с наложен платеж": по една поръчка на ред - номер (връзка към поръчката в Поръчки), дата на изплащане, куриер, товарителница, клиент, събрано, изплатено и статус. По 25 поръчки на страница, най-новите отгоре.
Изтегляне: бутонът Изтегли отваря меню с Експорт CSV (по една поръчка на ред) и Експорт Excel - същият лист плюс втори, „По куриер". И двата файла съдържат всички филтрирани поръчки, не само видимите 25.
На телефон числата отгоре са две по две, „По куриер" е списък с неизплатеното отдясно, а всяка поръчка е отделна карта.

Изоставени колички

Екранът Справки → Изоставени колички показва количките, които клиент е започнал, но не е завършил, заедно със статуса на възстановяването. Изисква добавката за имейли за изоставени колички.

Петте числа отгоре са фунията: запазени колички, изпратени напомняния (до 3 на количка), възстановени (след напомняне), процент възстановяване и възстановен оборот. Те се смятат за периода и филтрите без статуса - статусът е етап от същата фуния, а фуния, която се смалява, когато погледнете един от етапите ѝ, не е фуния.
Филтри: търсене по имейл или име, по статус (Отворена / Напомнена / Възстановена), по източник (Каса / Бюлетин / Профил - откъде е записан имейлът; може да изберете повече от един) и по период. Отдясно е броят намерени записи.
Статусът се извежда от самата количка: без напомняне - Отворена; след поне едно - Напомнена; ако е довела до поръчка - Възстановена. До статуса пише докъде е стигнала поредицата (напр. 2/3), а при възстановена количка има връзка „Виж поръчката".
По 25 колички на страница. Експортът съдържа всички редове по филтъра, не само видимите 25.
Изтегляне: бутонът Изтегли отваря меню с Експорт CSV и Експорт Excel.
На телефон всяка количка е отделна карта: клиент и статус, имейл, източник и дата, брой артикули и стойност.

Съвети

Свалете Справка за продажби в началото на месеца за предходния и я дайте на счетоводителя.
За въпроси „коя точно е тази поръчка" ползвайте Поръчки със същия период.
Разделена поръчка се брои веднъж: сумата и на двете части влиза в оборота, но отделената не е втора поръчка - броят поръчки и средната поръчка са като преди разделянето. Ако едната част е отказана и анулирана, другата пак се брои като една поръчка.

Следваща стъпка

Справките дават редовете; таблото дава картината - приходи, маржове и тенденции с една графика. Вижте Анализи в таблото.