Заявки

Заявките са вашите поръчки към доставчици. Страницата Продукти › Наличности има два таба: Заявки и Настройки. В таба Заявки записвате какво сте поръчали, виждате какви количества са на път, а когато стоката пристигне - получавате я с едно действие и наличността и себестойността на продуктите се обновяват автоматично. Единичната цена от доставчика плюс делът от цената на доставката дават себестойността от заявката - реалната цена, на която сте се сдобили със стоката.

Заявките са включени в плановете Business и Enterprise.

Жизнен цикъл на една заявка

Всяка заявка минава през ясни състояния:

• Чернова - работите свободно по нея; очакваните количества още не се броят. Черновата може да се изтрие окончателно.
• Заявена - натиснали сте „Заяви"; от този момент количествата се показват като „Очаквани" по продуктите. Редактирането остава свободно - наличността още не е мръднала.
• Получена - потвърдили сте получаването; наличността е добавена, себестойността е записана и записът е заключен (неизменен).
• Отказана - спряла е (от Чернова или Заявена); количествата спират да се броят като очаквани.

Списъкът със заявки

Над списъка търсите по № или доставчик и филтрирате по Статус, Доставчик и Период (последните 7, 30 или 90 дни). Подреждането е „Първо най-новите" или „Първо най-старите". Колоната „Стойност" показва общата сума на заявката - стоката плюс цената на доставката. Щракнете върху ред, за да видите артикулите и обобщението, без да отваряте заявката. На телефон филтърът по доставчик не се показва - напишете името на доставчика в полето за търсене.

Създаване на заявка

Има два начина:

• Нова заявка - добавяте редове ръчно, като търсите съществуващи продукти по SKU или име и задавате количество и единична себестойност.
• Импорт от файл - качвате .xlsx или .csv с колони SKU, количество и единична себестойност. Свързвате трите колони, преглеждате какво е съпоставено и кои редове са с непознат SKU, и създавате чернова с намерените редове.

Себестойност от заявката (с включена доставка)

В картата „Цена на доставката" въвеждате общата цена на доставката за пратката. Тя се разпределя между редовете пропорционално на стойността им и влиза в колоната „Себестойност от заявката" - така всеки продукт носи реалния си дял от транспорта.

Прогноза за печалба

Над заявката пет плочки показват прогнозата по текущите ви продажни цени: общо разходи, прогнозни приходи, прогнозна печалба, марж и ROI. Продукт без цена се показва с „—" и не влиза в сборовете. Прогнозата се преизчислява при всяко отваряне - тя е ориентир преди да поръчате.

Получаване на стоката

Когато пратката пристигне, отваряте заявката и натискате „Потвърди получаване". Диалогът показва ред по ред как ще се промени наличността и себестойността на всеки продукт, преди да потвърдите. След потвърждение:

• наличността се увеличава с полученото количество;
• себестойността се обновява според избрания режим (виж по-долу);
• записът се заключва - количествата, единичните цени и себестойността от заявката са замразени.

Действието не може да се отмени - последващи корекции по наличността се правят от Продукти. Продукт без следене на наличност (∞) получава само новата себестойност.

При режим „По партиди (ФИФО)" (виж по-долу) колоната в диалога се казва „Нова партида": всеки ред става отделна партида с количеството и себестойността си от заявката - например „+24 бр. × €7.25". Себестойността на продукта не се презаписва, а следва партидите му.

Ред на €0.00. Ако ред от заявката е без цена, диалогът го отбелязва с „без цена" и над бутоните предупреждава кои продукти са на €0.00 - най-често цената е пропусната. При «По партиди» тези бройки ще се продават на нулева себестойност, а в другите режими себестойността на продукта ще падне. Затворете и попълнете цената в заявката, или потвърдете, ако стоката наистина е безплатна. По-късно себестойността на такава партида се поправя с „Редактирай" (виж По партиди) - вече продадените бройки запазват €0.00.

Очаквани количества по продуктите

Заявените (но още неполучени) количества се показват като „Очаквани" на няколко места, за да не поръчвате нещо, което вече е на път:

• в редактора на продукта - лентата Свободни / Запазени / Физически / Очаквани с връзка, която отваря самата заявка;
• в списъка с продукти - надписът „+N очаквани" до наличността;
• в дневния имейл за ниска наличност - редът „Очаквани N · Заявка №X".

Режим на себестойност

От таба Настройки на Продукти › Наличности избирате как се смята себестойността на продуктите. Всеки от трите режима е показан с един и същ пример - имате 5 бр. по 3,00 € и получавате още 5 бр. по 3,50 €:

• Себестойност от заявката (по подразбиране) - новата себестойност е тази от последната заявка и старите бройки приемат цената ѝ: 3,50 € за всичките 10 бр.
• Осреднена себестойност - претегля старата и новата себестойност според бройките: 3,25 € за всичките 10 бр. Без стара себестойност или наличност се прилага „Себестойност от заявката".
• По партиди (ФИФО) - всяка доставка е отделна партида със своята себестойност, а продажбите изчерпват първо най-старата: първо се продават бройките по 3,00 €, после тези по 3,50 €.

Режимът важи за всички продукти, а конкретната стойност за всеки ред се вижда в диалога „Потвърди получаването" преди да потвърдите. В същия таб са и известията за ниска наличност - виж Варианти и наличност.

По партиди (ФИФО)

Включване. Когато запазите режима, текущата наличност на всеки продукт става начална партида («Начално салдо») със сегашната му себестойност. Партидите започват да се различават от следващата доставка или ръчно добавена партида. Продукти с неограничена наличност (∞) и продукти, продавани по каталог, остават на „Себестойност от заявката".

Продажби. Всяка продажба взема себестойността на партидата, от която са продадени бройките, и тя се записва в поръчката - така маржът в отчетите е точен. Поръчка, която обхваща две партиди, записва средната себестойност на своите бройки. Ако част от бройките са от партида без себестойност, себестойността на реда остава неизвестна. Отказана или върната поръчка връща бройките си и партидите се възстановяват сами - не правите нищо.

Партидите на продукта. В редактора на продукта, Продажба › Цена и наличност, секцията „Партиди" показва оставащите партиди, най-старата първа и отбелязана „Продава се сега": номер, източник (Начално салдо, Заявка №N - връзка към заявката - или Добавена ръчно), дата, колко бройки остават и единична себестойност. Полетата Себестойност (средната за оставащите партиди) и Наличност (сборът на партидите) са само за четене - наличност се добавя с партида или с получена заявка, а намалява с поръчки или с „Отпиши" от менюто (три точки) на партида: избирате партидата, броя и причината, и бройките излизат само от нея (вижте Отписвания). При продукт с варианти натиснете бройките на варианта в картата „Варианти" - отваря се списъкът с неговите партиди, със същото меню.

„Редактирай". От менюто на всяка партида се поправят единичната себестойност и датата на придобиване, а на ръчно добавена партида - и количеството, но само нагоре (число, въведено по грешка; по-малко бройки се изваждат с „Отпиши", за да се запише причината). Преди да запише, диалогът показва какво се променя. Вече продадените бройки запазват себестойността, записана в поръчките им - новата важи за оставащите и за следващите продажби. Партида от заявка след такава промяна вече не съвпада със заявката и се отбелязва „коригирана"; самата заявка не се променя.

„Изтрий". Ръчно добавена партида, въведена по грешка, се изтрива, докато от нея нищо не е излязло - нито продажба, нито отписване (отменете първо отписването ѝ). Наличността намалява с бройките ѝ, а намалението се записва в Отписвания като „Корекция". Следващите партиди се преномерират. Партида от заявка и началното салдо не се изтриват - за повредена или изгубена стока използвайте „Отпиши".

„+ Добави партида". Въвеждате количество, единична себестойност и по избор дата на придобиване. Наличността се увеличава с количеството, а партидата влиза последна в реда за продажба. Себестойността и датата на началното салдо и на ръчно добавена партида се коригират и през таблицата (виж по-долу). Ако във Финансови настройки стоката се отчита По заявки за доставка, всяка ръчно добавена партида (и тази от таблицата) влиза в «Разходи» и «Печалба» като закупена стока - на датата на придобиване, а без нея в деня на добавянето - и остава там, дори по-късно да изключите «По партиди»; поправка на цената, датата или количеството ѝ я следва, а изтрита партида (въведена по грешка) отпада оттам.

Нови продукти и варианти. Наличност, въведена в нов продукт или вариант - или при включване на следене на наличността - става негова начална партида със себестойността му. Продукт без бройки на склад може да спре следенето (∞).

Партиди в таблицата. Експортът на продукти в Excel има лист «Партиди» - по ред за всяка партида с оставащи бройки: каталожен номер, продукт, вариант, номер, колко бройки остават, единична себестойност, дата на придобиване, източник и ID на партидата (по него импортът разпознава реда - не го пипайте). В листа «Продукти» наличността е сборът на партидите, а себестойността - средната им. CSV файлът няма лист «Партиди».

• Нова партида - ред без ID: каталожен номер (и «Вариант», когато кодът е общ за вариантите), количество, единична себестойност и по избор дата. Добавя се като ръчна партида и наличността расте с количеството.
• Корекция - на начално салдо и на ръчно добавена партида се коригират единичната себестойност и датата на придобиване. Новата себестойност важи за бройките, които още са в партидата - продадените запазват себестойността, записана в поръчката им. Партида от заявка в таблицата следва заявката - нея я поправяте с „Редактирай" в редактора.
• Не се променя от таблица - количеството на съществуваща партида: за още бройки добавете нов ред, а за по-малко напишете по-малка «Наличност» в листа «Продукти» и изберете Отпиши разликата в стъпка «Партиди» (по-долу).

Стъпка «Партиди» на импорта. След прегледа импортът показва всичко, което файлът прави с партидите - нищо не се записва, преди да потвърдите:

• Несъответствия в наличността - «Наличност» в листа «Продукти» не съвпада със сбора на партидите (заедно с новите редове от файла). Непроменена клетка никога не е несъответствие. Ако във файла има повече, решавате за всеки ред: Добави като партида - разликата, с количество, себестойност и дата, които можете да смените - или Запази текущата наличност. Нищо не е избрано предварително; бутоните Добави всички като партиди и Запази всички решават наведнъж. Ако във файла има по-малко, също решавате: Отпиши разликата - бройките излизат от най-старата партида първо, както се продават, и под реда се вижда от кои партиди, колко и каква става наличността - или Запази текущата наличност. Отпиши всички разлики решава тези редове наведнъж. Отписването иска една причина за целия файл (най-долу в картата, «Корекция» по подразбиране), а всяка партида, от която излизат бройки, получава свой запис в Продукти › Наличности › Отписвания - там се вижда и се отменя поотделно. Ако партидите вече не покриват разликата (например наличността е над бройките им), редът се пропуска и импортът казва защо.
• Нови партиди и Промени в съществуващи партиди - всеки ред може да се поправи или пропусне преди записа.
• Не се прилагат - редовете, които таблицата не може да промени, с причината за всеки (партида от заявка, променено количество, непознат код или ID).

Себестойност в листа «Продукти» на продукт, воден по партиди, не се прилага - коригира се в листа «Партиди». Нов продукт от файла получава наличността си като начална партида. Всяка партида се записва заедно с наличността си, така че затворен раздел не губи нищо: импортът продължава от историята, без да добави партида два пъти, а втори раздел не може да го започне отначало. Ако импортът спре с грешка, проверете партидите на продуктите му, преди да внесете същия файл отново: новите редове без ID се предлагат пак като нови партиди. С Само нови партидите не се внасят.

Изключване. Ако смените режима, партидите на всеки продукт се осредняват в една себестойност и се изтриват. Системата иска потвърждение - действието не може да се отмени.