Онлайн магазин без касов апарат: режимът по чл. 3, ал. 17

Какво представлява режимът

Обичайното правило е, че плащането с карта е приравнено на плащане в брой и изисква касов бон. За електронната търговия Наредба Н-18 прави изключение: при неприсъствени плащания с карта магазинът може да не ползва фискално устройство, ако вместо това издава специален документ за всяка продажба и подава месечен одиторски файл.

Смисълът на размяната е прозрачност. Фискалното устройство праща данни към НАП в реално време; тук същата видимост се постига с номерирани документи, които не могат да имат дупки в номерацията, и с месечен файл, който съдържа всяка поръчка за периода. За магазин, който продава само онлайн, второто е значително по-евтино и по-просто от касов апарат.

Условията и едно остаряло правило

Тук много магазини се отказват заради правило, което вече не важи. До 26.02.2021 г. режимът изискваше магазинът да не приема никакво друго плащане, което само по себе си изисква фискален бон. Това условие е заличено от наредбата. Днес магазинът може да прилага режима за неприсъствените плащания с карта, а за наложения платеж, който не е ППП, и за плащането в брой при вземане от място да издава касов бон - от собствено устройство или чрез куриер, който го издава от негово име. Банковият превод и наложеният платеж като ППП не изискват бон изобщо.

Останалите условия са за софтуера и за документа: магазинът трябва да отговаря на изискванията на наредбата за интегритет на данните и автентикация, а самият документ трябва да носи уникален десетразряден възходящ номер, идентификация на търговеца, референции към поръчката и транзакцията, редовете със стоките и данъчните им групи, сумите и QR код по Приложение 18а.

Едно практическо уточнение: формулярът по Приложение 33 в портала на НАП още задава въпроса за режима в старата му редакция. Ако приемаш карти и плащания с касов бон, уточни отговора със счетоводителя си, а при нужда и с НАП, преди да подадеш.

В ZweiHost това не е нещо, което трябва да проверяваш на ръка. Настройките имат страница, която чете живата ти конфигурация - кои куриери са включени, кои начини на плащане позволяват, има ли вземане от място - и казва направо кои продажби могат да минат по режима и за кои плащания ти трябва собствен касов бон, с връзка към настройката, от която се управляват.

Документът по Приложение 18а

При всяко потвърдено плащане по режима клиентът получава документ за регистриране на продажбата. Номерацията му е отделна от номерата на поръчките и е задължително без дупки - затова се води от собствен брояч, а не от номера на поръчката, който при неуспешна поръчка изгаря.

QR кодът не е декорация. Съдържанието му е точно определено: номер на електронния магазин в НАП, номер на поръчката, референция на транзакцията, дата, час и обща сума. ZweiHost го генерира по този формат и изпраща документа на клиента като PDF прикачен файл към имейла за поръчката; можеш да го издадеш и свалиш и ръчно от поръчката.

Месечният файл по Приложение 38

Веднъж месечно подаваш стандартизиран одиторски файл, който съдържа всяка продажба за месеца - не само картовите. За всеки ред има нетна цена, ставка и размер на ДДС и брутна сума, доставката е отделен ред, а начинът на плащане носи собствен код. Върнатите суми за месеца също влизат.

Форматът е строг и се валидира срещу официалната схема на НАП. ZweiHost генерира файла от поръчките ти и ти го дава за сваляне с избор на месец, като преди това ти казва колко поръчки и връщания ще влязат и какво липсва в настройките, ако нещо пречи. Подаването минава през твоя профил в НАП - това е стъпката, която остава при теб или при счетоводителя ти.

Какво остава при теб

Преди всичко декларацията по Приложение 33 - информацията за електронния магазин, която се подава през портала на НАП с КЕП или ПИК преди началото на продажбите. Част от полетата в нея са наши факти, не твои: име и версия на софтуера, къде се хоства сайтът, къде е базата данни. ZweiHost ги попълва предварително, за да ги подадеш ти или счетоводителят ти.

И решението дали изобщо да влизаш в режима. Ако картовите плащания са малка част от оборота ти, най-простият път може да е да не ги приемаш - магазин само с банков превод и ППП наложен платеж не дължи бон за нищо и няма месечни задължения (през ZweiHost днес нито един куриер не събира наложения платеж като ППП). Това е напълно легитимен избор, а не заобикаляне.