Онлайн магазин без касов апарат: режимът по чл. 3, ал. 17

Какво представлява режимът

Обичайното правило е, че плащането с карта е приравнено на плащане в брой и изисква касов бон. За електронната търговия Наредба Н-18 прави изключение: при неприсъствени плащания с карта магазинът може да не ползва фискално устройство, ако вместо това издава специален документ за всяка продажба и подава месечен одиторски файл.

Смисълът на размяната е прозрачност. Фискалното устройство праща данни към НАП в реално време; тук същата видимост се постига с номерирани документи, които не могат да имат дупки в номерацията, и с месечен файл, който съдържа всяка поръчка за периода. За магазин, който продава само онлайн, второто е значително по-евтино и по-просто от касов апарат.

Условията, които трябва да са изпълнени ВСИЧКИ

Това е мястото, където повечето магазини отпадат, и то по изненадващи причини. Режимът важи само ако магазинът не приема НИКАКВО друго плащане, което само по себе си би изисквало фискален бон. Банковият превод е съвместим. Наложеният платеж през куриер с ППП лиценз също. Но плащане в брой при вземане от място, или наложен платеж през куриер без ППП лиценз, изважда целия магазин от режима - не само тези поръчки.

Останалите условия са за софтуера и за документа: магазинът трябва да отговаря на изискванията на наредбата за интегритет на данните и автентикация, а самият документ трябва да носи уникален десетразряден възходящ номер, идентификация на търговеца, референции към поръчката и транзакцията, редовете със стоките и данъчните им групи, сумите и QR код по Приложение 18а.

В ZweiHost това не е нещо, което трябва да проверяваш на ръка. Настройките имат страница, която чете живата ти конфигурация - кои куриери са включени, кои начини на плащане позволяват, има ли вземане от място - и казва направо дали отговаряш на условията, а ако не, кое точно те дисквалифицира и къде да го оправиш.

Документът по Приложение 18а

При всяко потвърдено плащане по режима клиентът получава документ за регистриране на продажбата. Номерацията му е отделна от номерата на поръчките и е задължително без дупки - затова се води от собствен брояч, а не от номера на поръчката, който при неуспешна поръчка изгаря.

QR кодът не е декорация. Съдържанието му е точно определено: номер на електронния магазин в НАП, номер на поръчката, референция на транзакцията, дата, час и обща сума. ZweiHost го генерира по този формат и изпраща документа на клиента като PDF прикачен файл към имейла за поръчката; можеш да го издадеш и свалиш и ръчно от поръчката.

Месечният файл по Приложение 38

Веднъж месечно подаваш стандартизиран одиторски файл, който съдържа всяка продажба за месеца - не само картовите. За всеки ред има нетна цена, ставка и размер на ДДС и брутна сума, доставката е отделен ред, а начинът на плащане носи собствен код. Върнатите суми за месеца също влизат.

Форматът е строг и се валидира срещу официалната схема на НАП. ZweiHost генерира файла от поръчките ти и ти го дава за сваляне с избор на месец, като преди това ти казва колко поръчки и връщания ще влязат и какво липсва в настройките, ако нещо пречи. Подаването минава през твоя профил в НАП - това е стъпката, която остава при теб или при счетоводителя ти.

Какво остава при теб

Преди всичко декларацията по Приложение 33 - информацията за електронния магазин, която се подава през портала на НАП с КЕП или ПИК преди началото на продажбите. Част от полетата в нея са наши факти, не твои: име и версия на софтуера, къде се хоства сайтът, къде е базата данни. ZweiHost ги попълва предварително, за да ги подадеш ти или счетоводителят ти.

И решението дали изобщо да влизаш в режима. Ако картовите плащания са малка част от оборота ти, най-простият път може да е да не ги приемаш - магазин само с банков превод и ППП наложен платеж не дължи бон за нищо и няма месечни задължения. Това е напълно легитимен избор, а не заобикаляне.