Фирмени клиенти

Някои от клиентите ви не са хора, а фирми: офис, който поръчва всеки месец, препродавач, кафене. Техните счетоводители не искат трийсет отделни фактури - искат една месечна, която покрива всички доставки за месеца. Точно това е сборната фактура по чл. 113, ал. 13 от ЗДДС, и страницата Клиенти › Фирмени клиенти е мястото, където подготвяте всичко за нея.

Страницата е достъпна на план Business и нагоре.

Как работи

Отбелязвате съществуващ клиент като фирмен. От този момент поръчките на този клиент се групират за неговата месечна фактура. Клиентът остава същият - същият профил, същите поръчки, същата количка. Промяната е само в това как му фактурирате и, ако поискате, как ви плаща.

Важно: разпознаването става по клиента, не по промо код. Един промо код може да изтече, да се изчерпи или да изтече навън и да го използва непознат - и тогава чужда поръчка ще попадне във фактурата на фирмата ви. Затова кодът остава това, което е (отстъпка), а фирмата се разпознава по самия клиент.

Добавяне на фирмен клиент

Натиснете Добави фирмен клиент (или бутона Направи фирмен клиент при реда на клиента в Данни за клиенти). В прозореца:

Намерете клиента по име или имейл. Показват се само клиенти с профил - фирменият запис се свързва точно с един такъв. Клиенти, които вече сте отбелязали, не се показват втори път.
Проверете данните на фирмата. Ако клиентът някога е поръчвал с „фактура на фирма", полетата вече са попълнени от последната такава поръчка - остава да ги погледнете. Задължителни са име на фирмата и ЕИК/БУЛСТАТ; ЕИК се проверява по контролна цифра, така че сгрешена цифра се хваща веднага.
Изберете от коя дата да се фактурират поръчките му. По подразбиране е днес. Поръчки отпреди тази дата никога не влизат в сборна фактура - така отбелязването на дългогодишен клиент не изтегля година стари, вече платени поръчки в първата му фактура. Сложете по-ранна дата само ако прехвърляте договорка, която вече сте водили на ръка.

Ако друг фирмен клиент вече използва същия ЕИК, ще видите предупреждение - но записът се запазва. Това е нормално: двама души от една и съща фирма са два фирмени клиента със същия ЕИК и всеки получава своя фактура.

Настройки на фирмения клиент

Натиснете реда, за да го разгънете. Бутонът Запази остава неактивен, докато липсва нещо задължително - Дни за плащане на фактурата при месечно плащане, стойността на търговската отстъпка или категориите и продуктите, за които тя важи - а причината е изписана до бутона. Четири групи настройки:

Данни на фирмата

Име, ЕИК/БУЛСТАТ, ДДС №, МОЛ и адрес - това, което ще стои като Получател на фактурите му. Това са данните на купувача, не вашите; вашите се настройват в Настройки › Фактури.

Как плаща

Плаща всяка поръчка при поръчване - клиентът плаща както всеки друг (наложен платеж, банков превод, карта), а месечната фактура е счетоводният документ, който дава на счетоводителя си.
Плаща веднъж месечно, по фактурата - клиентът поръчва, без да плаща, а сборната фактура е това, което плаща по банков път. Задавате Дни за плащане на фактурата: на фактурата се отпечатва срок за плащане (датата на издаване плюс толкова дни) и банковите данни, които показвате на клиентите си при банков превод. Какво вижда клиентът при поръчка - в едноименния раздел по-долу.

Месечното плащане е за фирми, на които имате доверие да платят след доставката: стоката тръгва веднага, а парите идват със сборната фактура.

Търговска отстъпка

Договорената отстъпка на клиента - процент или фиксирана сума, за целия магазин или само за избрани категории/продукти. Прилага се автоматично на всяка негова поръчка и се изписва на фактурата като търговска отстъпка, не като код.

При избрани продукти над списъка има поле за търсене - напишете част от името, за да намерите продукта бързо.

Клиентът трябва да е влязъл в профила си, за да получи отстъпката. Само въведеният имейл не е достатъчно - иначе всеки, който знае имейла на фирмата, би пазарувал с нейните цени. Ако клиентът поръча като гост, поръчката пак се събира за сборната фактура (там имате преглед и можете да я извадите), но по редовни цени. Ако това се случи, кажете му да влезе в профила си - или коригирайте поръчката от детайла ѝ.

Два ключа определят как се държи спрямо останалите отстъпки, и по подразбиране и двата са изключени:

Добавяй върху промоциите в магазина - изключено: клиентът получава своята отстъпка или текущата промоция, което е по-изгодно за него. Включено: важат и двете едно след друго.
Добавяй върху промо кодовете - изключено: въведен промо код замества търговската отстъпка, когато е по-голям. Включено: кодът важи допълнително.

Изключено е разумното начало. Включвайте, когато наистина искате отстъпките да се трупат.

Цени на едро. Ако продавате с цени на едро, под двата ключа има трети - Включва продукти с Цени на едро, по подразбиране изключен. Изключен: търговската отстъпка не важи за продуктите с цени на едро при никое количество - фирмата плаща цената от прага. Включен: отстъпката намалява и всеки праг, така че фирма, която поръчва 50 бр., получава и прага, и своята отстъпка. Съществуващите фирмени клиенти започват с изключен ключ. Ключът е скрит, ако не продавате с цени на едро.

Цените в магазина. Отстъпка в процент се вижда още в каталога: щом клиентът влезе в профила си, картите на продуктите и страницата на продукта показват неговата цена - зачертана редовна цена, неговата цена и значка „−X%“ с цялата отстъпка. Двата ключа важат и тук: при изключено Добавяй върху промоциите в магазина се показва по-изгодното от отстъпката и текущата промоция, при включено - и двете една след друга. Цената се появява миг след зареждане на страницата - дотогава се вижда обикновената цена. Бърза поръчка също се изчислява с отстъпката. Страницата Количка, малката количка от бутона горе в магазина и сумата в бутона също са с отстъпката: всеки продукт показва цената на клиента, а на страницата Количка (и на касата) отстъпката има свой ред „Търговска отстъпка −X €“ под междинната сума. Отстъпка с фиксирана сума се вижда в количката и на касата, защото е за цялата поръчка.

Месечната фактура

Изпращай фактурите на - оставете празно и фактурата отива на имейла на клиента. Много фирми искат тук счетоводителя си, а не човека, който е поръчал.

Език на фактурата - по подразбиране вашият основен език. Сборната фактура покрива много поръчки, затова не може да наследи езика на една от тях.

Вид на фактурата - колко подробно фактурата описва всяка поръчка:

Всяка поръчка с артикулите ѝ (по подразбиране) - всеки артикул с количество и единична цена.
По един ред на поръчка, със стоковата ѝ разписка - всяка поръчка е един ред с данъчна основа, ДДС и сума и препратка „Стоки по стокова разписка № … от …". Количествата и цените са в самата стокова разписка. На поръчка, която още няма стокова разписка, тя се издава автоматично заедно с фактурата, а разписките се прикачват към имейла с фактурата.

Сумите на двата вида са едни и същи до стотинка - разликата е само колко от всяка поръчка се вижда на страницата.

Издавай фактурата автоматично - сборната фактура за изминалия месец се издава и изпраща сама. Как точно - в раздела „Автоматично издаване" по-долу.

Какво вижда клиентът при поръчка

Когато фирменият клиент е влязъл в профила си, завършването на поръчката изглежда малко различно за него:

Секцията Фактура на фирма е попълнена с данните от договорката и не се редактира. Получателят на сборната фактура трябва да съвпада с записа - иначе един и същ клиент се раздвоява и се издават документи, за които не сте се договаряли. Ако данните на фирмата се променят, редактирайте ги от Фирмени клиенти; следващата поръчка ги поема.
Ако сте договорили отстъпка, в сметката се появява отделен ред Търговска отстъпка със сумата. Клиентът вижда точно това, което ще плати.
Ако клиентът плаща веднъж месечно, единственият начин на плащане, който вижда, е Плащане по фактура. Под него пише, че сега не плаща нищо, а поръчката влиза в месечната сборна фактура, която се плаща по банков път в договорения срок. Не се взима наложен платеж и не се прилага отстъпката за банков превод. Методите на плащане по куриер от Доставка и куриери не се отнасят за това плащане - куриерът не събира нищо.
Под общата сума пише, че поръчката влиза в месечната сборна фактура - за да не се изненада от документ, който идва седмици по-късно за поръчки, които е смятал за приключени.

Ако клиентът поръча като гост (не е влязъл), нищо от това не се показва: отстъпка не се начислява и плащане по фактура не се предлага - дори да въведе имейла на фирмата. Иначе всеки, който знае този имейл, би поръчвал за сметка на фирмата.

Поръчките на фирмения клиент

От датата, от която фактурирате клиента, всяка негова поръчка се събира за сборната фактура на своя месец. Месецът е по датата на поръчката, българско време.

В Поръчки такава поръчка носи бележка Фирмен клиент. Филтърът Фирмен клиент над таблицата показва само поръчките на една фирма.
Поръчка, платена по фактура, носи бележка По фактура, а филтърът Плащане има избор Плащане по фактура. В секцията Доставка + плащане на поръчка „За обработка" можете да смените плащането по фактура на друг начин на плащане. Обратното не става: щом запазите друг начин, плащане по фактура вече не се предлага за тази поръчка - него избира само самият клиент при поръчка.
В детайла на поръчката на мястото на бутона Издай фактура пише в коя сборна фактура влиза поръчката. Една поръчка стои в точно една фактура - затова отделна фактура не се предлага.
Ако точно тази поръчка трябва да се фактурира отделно, натиснете Фактурирай отделно в детайла ѝ. Тя излиза от сборната фактура и бутонът Издай фактура се връща. Върни в сборната фактура е обратното действие. И двете важат само докато фактурата не е издадена - след това поръчката е заключена.
На реда на всеки фирмен клиент виждате колко поръчки и на каква стойност чакат фактура за последния приключил месец. Текущият месец нарочно не се показва - той още се пълни.

Не всяка поръчка влиза. Извън сборната фактура остават: поръчки отпреди датата, от която фактурирате клиента; отказани поръчки и незавършени бързи поръчки; тестови поръчки; поръчки с карта, чието плащане не е получено; изцяло възстановени поръчки, при които са върнати всички артикули; и поръчки, за които вече сте издали отделна фактура. Детайлът на поръчката казва коя от тези причини важи. Поръчките, платени по фактура, винаги влизат - сборната фактура е точно документът, с който се плащат.

Поръчка, от която клиентът е върнал само част, остава в сборната фактура в пълния си размер. Фактурата описва доставката, а върнатата сума е отделно възстановяване, което виждате във Връщания. Сборната фактура не се намалява с върнатото - такава корекция става с кредитно известие, което още не поддържаме. Поръчката излиза от сборната фактура едва когато се върнат всички артикули.

Издаване на сборната фактура

Отворете клиента и натиснете Сборни фактури. Страницата има две части: преглед преди издаване и историята на вече издадените документи.

Прегледът

Отгоре избирате месец. По подразбиране е последният приключил месец - текущият още се пълни, затова не се предлага пръв.

Под него са поръчките. Всяка има ключе:

Поръчките от избрания месец, които могат да влязат, са отметнати.
Нефактурирани поръчки от по-стари месеци също се показват, с бележка от кой месец са, но не са отметнати. Така не забравяте пропуснат месец, но и не слагате августовска доставка в септемврийска фактура, без да сте го решили. Дали е редно, преценява счетоводителят - затова решението е ваше, а не наше.
Поръчките, които не могат да влязат, също се виждат - в сиво, с причината до тях („вече има собствена фактура", „плащането с карта не е получено" и т.н.). Показваме ги нарочно: „защо тази поръчка я няма във фактурата" е първият въпрос, а таблица, която просто я скрива, не му отговаря.

Долу пише колко поръчки сте избрали и на каква стойност. Ако фактурите на клиента са по един ред на поръчка, над бутона пише и че на поръчките без стокова разписка тя ще се издаде заедно с фактурата. Натискате Издай сборна фактура.

Каквото махнете от отметките, си остава за следващия път - нищо не се губи и нищо не се фактурира два пъти. Затова може да издадете и втора фактура за същия месец, ако част от поръчките изчакват.

Ако избраните поръчки са в различни валути, издаването се спира. Сборът на две валути в един документ би означавал курс, който ние си измисляме - вместо това издайте по една фактура за всяка валута.

Какво съдържа документът

Фактурата е по чл. 113, ал. 13 от ЗДДС и описва всяка поръчка поотделно: номер, дата на данъчно събитие, начин на плащане (и отметка „платена" за платените с карта), артикулите с количества и единични цени, отстъпката, доставката и собствена данъчна основа и ДДС за всяка поръчка. Накрая са общите суми. При вида по един ред на поръчка всяка поръчка е един ред с данъчна основа, ДДС и сума и препратка към стоковата ѝ разписка.

ДДС-то се смята за всяка поръчка отделно, а не веднъж върху общата сума. Така сборната фактура излиза точно колкото биха излезли отделните фактури за същите поръчки - до стотинка. Иначе клиент, фактуриран веднъж по поръчки и веднъж сборно, би намерил разлика от стотинка между двата месеца, а счетоводителят му би я намерил преди него.

При клиент, който плаща веднъж месечно, документът носи и срок за плащане и банковите ви данни, за да знае клиентът кога и къде да плати. И двете се фиксират в момента на издаване - смяна на сметката по-късно не променя вече издадена фактура.

Документът има толкова страници, колкото трябват, всяка номерирана („стр. 2 от 3"). Една поръчка никога не се разкъсва между две страници. Горе на всяка страница е бланката на магазина - лого и име, а долу - контактите ви; тя се фиксира в момента на издаване.

Номерът е от същата поредица като обикновените ви фактури - една номерация без пропуски за фирмата ви, както изисква законът, а не отделна серия за сборните.

След издаването

Фактурата се изпраща по имейл на адреса от Изпращай фактурите на (или на имейла на клиента, ако сте го оставили празен), с PDF-а като прикачен файл - а при вида по един ред на поръчка и със стоковите разписки, към които препраща.
Клиентът я вижда в профила си, в Фактури.
Вие я виждате в Издадени сборни фактури долу на същата страница - оттам я тегляте пак или натискате Изпрати отново, ако имейлът се е загубил или адресът е бил сгрешен. Повторното изпращане носи същото като първото, включително стоковите разписки. При вида по един ред на поръчка под фактурата са изброени и стоковите разписки, всяка за изтегляне поотделно.
Поръчките в нея се заключват. Артикулите им не могат да се редактират и данните за фактура на фирма са фиксирани. Издадената фактура е неизменна: грешка в нея се поправя с Анулирай и издай нова (виж по-долу), а промяна на продаденото - с кредитно известие, което още не поддържаме.

Ако издаването не стане, съобщението казва точно коя поръчка пречи и защо. Нищо не се издава наполовина: или целият документ, или нищо - и номер не се изразходва, така че поредицата остава без пропуски.

Анулиране и нова сборна фактура

В Издадени сборни фактури (и в Поръчки → Фактури) всяка жива сборна фактура има още два бутона:

Анулирай и издай нова - когато документът остава, но има грешка в него. Изберете причина (тя отива само в протокола за анулиране). Прозорецът показва поръчките на фактурата, всички включени: изключете поръчка, която не е за този документ - тя се освобождава и може да се фактурира отделно или да остане без фактура. Нови поръчки не се добавят тук: за тях издайте следваща сборна фактура за месеца. Данните на купувача идват от записа на клиента и тук са само за четене - ако са грешни, първо ги поправете с Редактирай клиента. Срокът за плащане и отбелязването „Платена“ се пренасят в новата фактура. Ако фактурата е била платена, а новата е по-малка, прозорецът казва с колко платеното я надвишава - уредете разликата с клиента извън документа. Новата фактура получава следващия номер, посочва коя заменя и отива на Изпращай фактурите на заедно с протокола за анулиране. При фактура по един ред на поръчка стоковите разписки на оставените поръчки се издават наново в същото действие, а новата фактура посочва новите им номера и ги прикача.
Анулирай - за документ, който изобщо не е трябвало да бъде издаден. Всички поръчки се освобождават, а клиентът получава имейл, че фактурата е анулирана, с протокола.

Анулирането е необратимо. Анулираната фактура остава в списъка с номера си, с бележка Анулирана → № на новата, с Изтегли анулираната и Протокол за анулиране - подпишете протокола и го пазете при счетоводните документи. Клиентът я вижда в профила си, в Фактури, като анулирана; срокът и плащането ги носи новата.

Плащане по фактура: срок и отбелязване

При клиент, който плаща веднъж месечно, всяка фактура в Издадени сборни фактури показва докъде е плащането:

Срок {дата} - още не е платена и срокът не е изтекъл.
Просрочена · срок {дата} - срокът е минал, а плащане не е отбелязано. Клиентът разполага с целия ден на срока.
Платена на {дата}.

Когато преводът постъпи по сметката ви, натиснете Маркирай като платена и изберете датата на плащането (по подразбиране днес; не може да е в бъдещето). Грешно отбелязване се отменя с Отмени плащането. Самата фактура не се променя - отбелязването е вашата бележка дали парите са дошли. Клиентът вижда същото състояние в профила си, в Фактури, а картата с фактурите в прегледа на профила му показва най-спешното: просрочена фактура, срок за плащане или кога е платена последната.

Плащането се отбелязва за цялата фактура: един превод покрива всички поръчки в нея. Ако клиентът плати само част от сумата, изчакайте с отбелязването, докато постъпи цялата.

Връщане на стока по поръчка, платена по фактура, върви като при банков превод: клиентът посочва IBAN, а след като проверите стоката, превеждате върнатата сума и я отбелязвате като възстановена във Връщания. Поръчката остава в сборната фактура в пълния си размер, така че фактурата се плаща изцяло, а върнатото стига до клиента с отделния превод.

Поръчките, платени по фактура, влизат в одиторския файл по Приложение 38 като банков превод (код 1) - защото това е банков превод, направен по-късно - и за тях не се дължи касов бон. Ако клиент все пак плати фактура в брой, това плащане изисква касов бон, който системата не издава. Потвърдете тълкуването със счетоводителя си.

Автоматично издаване

Включете Издавай фактурата автоматично в настройките на клиента и сборната фактура за изминалия месец се издава и изпраща сама - на 1-во число в 10:00 (българско време).

В нея влизат точно поръчките, които прегледът би отметнал сам: тези от изминалия месец, които могат да влязат. Нефактурирани поръчки от по-стари месеци не се слагат автоматично - за тях решавате вие от прегледа.
Ако за месеца вече сте издали фактура ръчно, автоматично издаване за него няма: приема се, че останалите поръчки сте оставили нарочно.
Първата автоматична фактура е за месеца, в който го включите, и се издава на 1-во число на следващия. Поръчки от вече приключили месеци издайте ръчно от прегледа.
Автоматично издадената фактура е като ръчно издадената: със същата номерация, изпраща се по имейл, тегли се, изпраща се отново и заключва поръчките си.
Ако издаването не успее - например липсва името на фирмата ви или ЕИК в Настройки › Фактури - на реда на клиента се появява причината. Опитваме отново всяка сутрин в 10:00, докато започне следващият месец; ако дотогава не се издаде, фактурата за този месец остава за ръчно издаване от прегледа.

Прекратяване на договорка

Прекрати договорката спира фактурирането от този момент нататък. Поръчки след този момент отново са обикновени поръчки и си получават отделна фактура, а плащането по фактура спира да се предлага. Нищо не се изтрива: издадените фактури и поръчките в тях остават непроменени. Ако договорката се възобнови, натиснете Възобнови договорката.

Следваща стъпка

Данните на фирмите идват от полето „фактура на фирма" при поръчка - вижте Поръчки. Как се издават обикновените фактури и как се настройва вашата номерация: Настройки. Касовите бонове и Приложение 38: Касови бонове.